Einblick in Werkstatt42 bei bauland42

Wie nutzt eigentlich bauland42 die Werkstatt42 selber? Diese Frage hören wir immer wieder, daher hier die Antwort.

Wir haben unsere Plattform in mehrere Projekte eingeteilt.

Im Projekt "Verwaltung" befindet sich alles zum Unternehmen bauland42. Auf Whiteboards legen wir zum Beispiel Linksammlungen und Zugangsdaten zu Verzeichnissen und Webkatalogen ab. Hier aktualisieren wir auch zentral Standardbeschreibungen zum Unternehmen, dokumentieren interessante Aussagen aus gehörten Vorträgen und fassen Wichtiges aus gelesenen Büchern zusammen. Manche Inhalte, z.B. unsere Logos und Unternehmensbroschüren, legen wir als Dateien ab. E-Mail Erinnerungen zu Aufgaben nutzen wir in diesem Intranet-Projekt, um uns z.B. an wichtige Finanzamt-Stichtage zu erinnern.

Das Projekt "Werkstatt42" ist bei uns natürlich das aktivste, und hier vor allem der Aufgabenbereich. Ganz im Sinne von Getting Things Done im Team werfen wir neuerdings Gesprächsnotizen, Ideen und kleine Mängel in der Webanwendung in die Inbox im passenden Projekt. Das mach ich z.B. von unterwegs mit meinem iPhone, weil mir zwischendurch eine Idee zum Design kommt. Oder es fällt jemandem beim Surfen eine interessante Webseite auf. Mehrmals am Tag gehe ich dann die Inbox aller Projekte durch und mache daraus eine Aufgabe für jemanden, verschiebe den Eintrag auf ein Whiteboard, oder erledige das sofort.

"Richtige" Aufgaben sind bei uns in Aufgabenlisten organisiert, haben Prioritäten und sind jemandem zugewiesen, damit derjenige die Aufgabe sofort in "Meine offenen Aufgabe" sieht. Aufgabenlisten heißen z.B. "Marketing/Vertrieb", "Webseite" und "Werkstatt42-Whiteboards". Letzteres vor allem, um Softwarefehler zu dokumentieren.
Unser letzter Meilenstein "Redesign Werkstatt42" hatten wir immer auf der Startseite des Projekts im Blick.

Auch die Whiteboards nutzen wir im Projekt "Werkstatt42" rege, z.B. um Standardtexte, Anleitungen zur Softwarekonfiguration, Kundenvorschläge und einige Zugangsdaten abzulegen. Zum gemeinsamen Schreiben an Texten benutzen wir auch Whiteboards und die Kommentare dazu.

Die Foren nutzen wir vor allem zur Diskussion von unterwegs. Wenn jemand nicht in unserem Büro ist, tauschen wir uns hier aus und antworten auf die E-Mail Benachrichtigungen direkt per E-Mail (z.B. im iPhone).

Wenn ich ausnahmsweise in einem externen Projekt arbeite, dann nutze ich die Zeiterfassung online und erstelle daraus später eine Rechnung.

Der Gruppenkalender sagt allen Teammitgliedern wer wann wo ist. Den Kalender habe ich in meinem iCal auf meinem Laptop abonniert, der sich wiederum mit meinem iPhone synchronisiert.

Wir haben noch eine Reihe anderer Projekte in unserer Plattform. Da wäre z.B. das Projekt "Webwarelist", in dem wir neue Vorschläge für interessante Webanwendungen sammeln. Über die gleiche Plattform arbeiten wir auch mit Externen zusammen, wobei diese nur auf bestimmte Projekte oder Ressourcen zugreifen dürfen. Zum Beispiel haben wir mit einer Designerin uns hier über Entwürfe ausgetauscht und Feedback gesammelt. Und auch unser neues Buchprojekt organisieren wir in Werkstatt42.

Unsere Werkstatt42 ist unser virtuelles Büro, Online-Projektmanagement, Intranet und Groupware in einem.